Hybride werken is de dag van vandaag niet meer weg te denken. Toch is het voor onze sector niet altijd evident om deze manier van werken te implementeren. In dit artikel vatten we kort samen wat hybride werken juist is en delen we een praktisch stappenplan rond hoe u hybride werken kunt toepassen in uw organisatie.
Wat is het?
Hybride werken is een vorm van plaats – en/of tijdsonafhankelijk werken. Dit gaat dus verder dan thuiswerkdagen combineren met dagen op kantoor werken. Medewerkers kunnen, afhankelijk van de aard van het werk, kiezen om op kantoor, thuis, in een coworking, op de trein, op locatie bij een klant,… te werken.
Meer informatie over het juridische kader, de voordelen en nadelen van hybride werken alsook tips en tricks kan u terugvinden in onze checklist telewerken.
Hoe implementeert u hybride werken op een duurzame manier?
Stap 1 : Voorbereiding en analyse
- Analyseer de huidige werkcultuur, behoeften van werknemers en de aard van het werk dat verricht wordt. Bekijk hoe u hybride werken kan inpassen in de strategie en visie van uw organisatie.
- Bepaal welke functies geschikt zijn voor hybride werken:
- Indien voor bepaalde functies hybride werken niet mogelijk is (bv. onthaalmedewerker, receptionist,…) kan u toch autonomie en flexibiliteit voorzien door te werken met glijdende uren. Bijvoorbeeld: starten tussen 7u en 9u en stoppen tussen 16u en 18u. Maak ook hier duidelijke afspraken zodat er steeds een permanentie is voor klanten (vb. tussen 9u en 17u moet er steeds iemand aanwezig zijn om telefoons aan te nemen).
- Of communiceer duidelijk aan uw klanten dat u enkel telefonisch bereikbaar bent tussen vb. 9u en 16u en stel een antwoordapparaat in voor oproepen die buiten deze tijdstippen binnenkomen.
- Bepaal welke taken op welke locatie het beste uitgevoerd kunnen worden.
- Sommige taken kunnen enkel op kantoor of in de praktijk worden uitgevoerd (vb. dierenartsen – en assistenten: onderzoeken en operaties).
- Andere taken moeten op locatie worden uitgevoerd (werfbezoeken, opmeten van percelen, schattingen, verhoren, zittingen op de rechtbank, audits bij bedrijven,…).
- Voorzie voldoende momenten samen op kantoor om als team te overleggen over moeilijke cases, te brainstormen, nieuwe projecten op te starten, nieuwe collega’s op te leiden,… en om met elkaar in verbinding te blijven.
- Concentratietaken zoals administratie, inputten van gegevens, dossiers voorbereiden zijn wel mogelijk om van thuis uit te doen.
- Betrek uw medewerkers bij het opstellen en de implementatie van dit beleid voor een breed draagvlak. Niet iedereen wil of kan hybride werken en iedere vorm van organisatie heeft voor-en nadelen.
Tip: Hanteer het ABC-model om via leiderschap uw werknemers te motiveren.
Stap 2: Communicatie en beleidsvorming
- Ontwikkel een duidelijk beleid en richtlijnen voor hybride werken. Denk hierbij aan zaken zoals werktijden, kantoordagen, vergoedingen, verwachtingen rond productiviteit, communicatie en technologische ondersteuning.
- Informeer uw werknemers door het beleid en de gemaakte afspraken op een heldere en transparante manier te communiceren. Informeer hen goed over de veranderingen en bij wie ze terechtkunnen met hun vragen.
Stap 3: Ergonomisch werkmateriaal en technologie
- Investeer in technologie en infrastructuur om hybride werken mogelijk te maken. Denk dan aan:
- Veilige en stabiele toegang tot het bedrijfsnetwerk, zowel intern als extern;
- Betrouwbare communicatiemiddelen zoals een laptop, gsm,…;
- Ergonomisch bureau-en kantoormateriaal, ook voor de thuiswerkplek.
Meer informatie over ergonomie? Klik hier.
Stap 4: Heb aandacht voor het welzijn van uw medewerkers
- Hybride werken brengt een aantal uitdagingen op vlak van mentaal en psychosociaal welzijn met zich mee:
- De grens tussen werk en privé kan vervagen, dus maak duidelijke afspraken rond wat er van medewerkers verwacht wordt. Wanneer moeten ze bereikbaar zijn? Hoe snel moet op een mail, chat, bericht,… gereageerd worden?
- Minder sociaal contact kan leiden tot verminderde motivatie en betrokkenheid. Zet daarom in op de band tussen medewerker en organisatie.
- Versterk uw bedrijfscultuur door o.a. volgende acties:
- Organiseer regelmatig team-of bedrijfsactiviteiten, dit kan zowel online als offline;
- Geef medewerkers de ruimte om hun eigen ideeën en initiatieven te delen en uit te voeren;
- Deel regelmatig voorbeelden van de waarden die van belang zijn voor uw organisatie (bv. Klantgerichtheid, communicatie, etc.).
Stap 5 : Opleiding en ondersteuning
- Voorzie opleiding en ondersteuning in het gebruik van nieuwe technologieën en werken op afstand.
- Zorg dat leidinggevenden getraind zijn in leidinggeven aan hybride teams. De teamleider heeft immers een grote invloed op het succes van een team waarvan de leden op afstand werken. Aandachtspunten hierbij zijn:
- Focus op het resultaat én het proces;
- Geef ruimte en vertrouwen in de manier waarop medewerkers hun werk uitvoeren;
- Wees transparant over werktaken en geef regelmatig updates over de voortgang;
- Zet hiervoor in op motiverend leiderschap via de zelfdeterminatietheorie.
Stap 6: Evalueer en pas aan
- Evalueer regelmatig. Blijf luisteren naar de feedback van werknemers en leidinggevenden.
- Pas het beleid aan op basis van de verbeterpunten die naar voren komen.
- Besef dat de implementatie van hybride werken een continu proces is en dat dit regelmatig bijgestuurd zal moeten worden.
Wilt u zich hier verder in verdiepen? Of uw werknemers/leidinggevenden zich hierin verder laten vormen?
Neem dan zeker af en toe een kijkje in onze opleidingscatalogus betreffende volgende thema’s:
Maar ook via onze The Learning Trail: